Development and Evaluation of a Checklist for Medication Order Review by Pharmacists

Abstract

ABSTRACT

Background: To create a checklist of the tasks that a pharmacist must perform during medication order review in the hospital setting and to evaluate the utility of and pharmacists' satisfaction with the checklist.

Methods: An evidence-based checklist for medication order review was developed, with items related to order urgency, verification of patients' identity, therapeutic review, and actionable items. Pharmacists were educated about the checklist, and it was made available at 2 community hospitals in an urban setting. Pharmacists completed a nonvalidated satisfaction survey and participated in focus groups or interviews within 3 months after implementation of the checklist. Qualitative descriptive theory was used to identify themes within the data. Near-miss occurrence reports for the 3 months before and after implementation of the checklist were quantified.

Results: Of 16 pharmacists who were involved in the implementation phase, 14 participated in focus groups or an interview, and 11 responded to the survey. All respondents felt that the primary role of the checklist was for training. They felt that the checklist could be useful when reviewing high-alert or unfamiliar medications or therapy for patients with complex medications. The checklist was most helpful when it was used as a reminder, on an as-needed basis. Nine (82%) of the 11 survey respondents indicated that the checklist standardized the process of medication order review, the same number felt that it prevented accidental omission of critical checks, and 8 (73%) felt that it improved patient safety. Education was necessary to reinforce the purpose of the checklist and its self-check nature. There was no difference in the number of near misses in the pharmacy between the 3-month periods before and after implementation of the checklist.

Conclusion: Pharmacists participating in the study felt that a checklist for medication order review had a role in training new pharmacists and standardizing processes.

RÉSUMÉ

Contexte : Créer une liste de contrôle des tâches que doit exécuter un pharmacien dans le cadre de la validation des ordonnances de médicaments en milieu hospitalier et évaluer l'utilité de cette liste ainsi que le niveau de satisfaction du pharmacien.

Méthodes : Une liste de contrôle factuelle pour la validation des ordonnances de médicaments comportant des éléments liés au niveau d'urgence de l'ordonnance, à la vérification de l'identité des patients, à l'examen thérapeutique et aux questions décisionnelles a été développée. Les pharmaciens ont été formés à l'utilisation de cette liste qui a été mise en oeuvre dans deux hôpitaux communautaires en milieu urbain. Ils ont par la suite répondu à un sondage non validé sur leur satisfaction à l'égard de cet outil et participé à des groupes de discussion ou à des entrevues au cours des trois mois suivant la mise en oeuvre de la liste de contrôle. On a eu recours à une théorie descriptive qualitative pour regrouper les données par thèmes. On a quantifié les déclarations de quasi-accidents de médication pendant les trois mois précédant et suivant la mise en oeuvre de la liste de contrôle.

Résultats : Des 16 pharmaciens qui ont utilisé la liste de contrôle, 14 ont participé aux groupes de discussion ou à une entrevue et 11 ont répondu au sondage. Tous les répondants étaient d'avis que la liste de contrôle servait tout d'abord à des fins de formation. Ils estimaient que cette liste pouvait être utile lors de la validation des ordonnances de médicaments ou de traitements sous haute vigilance ou inusités chez des patients sous pharmacothérapie complexe. Elle s'est révélée très utile comme aidemémoire, au besoin. Neuf (82 %) des 11 sondés ont déclaré que la liste de contrôle avait standardisé le processus de validation des ordonnances de médicaments, le même nombre estimait qu'elle avait prévenu l'omission accidentelle de vérifications essentielles et huit (73 %) répondants étaient d'avis qu'elle avait amélioré la sécurité des patients. Il a été nécessaire de sensibiliser davantage les pharmaciens à la raison d'être de la liste de contrôle et à son aspect d'autocontrôle. On n'a observé aucun changement dans le nombre de quasi-accidents de médication dans la pharmacie par suite de la mise en oeuvre de la liste de contrôle.

Conclusion : Les pharmaciens qui ont participé à cette étude estimaient qu'une liste de contrôle pour la validation des ordonnances de médicaments jouait un rôle dans la formation des nouveaux pharmaciens et dans la standardisation des processus.