Developing Preceptors through Virtual Communities and Networks: Experiences from a Pilot Project

Abstract

ABSTRACT

Background: Supporting preceptors is critical to the expansion of experiential learning opportunities for the pharmacy profession. Informal learning opportunities within communities of practitioners are important for hospital preceptors. However, such communities may be limited by geographic separation of preceptors from peers, faculty members, and supports within the pharmacy services department.

Objective: To use computer-mediated conferencing to create a sense of community among preceptors, specifically by using this medium to provide initial development of and continuing support for preceptors, and to examine preceptors’ satisfaction with this approach.

Methods: Thirty-nine preceptors who had completed a day-long face-to face preceptor development workshop and who were supervising students in 1 of 2 specific rotation blocks were invited to participate in the study. The pharmacists used computer-mediated conferencing to meet for virtual networking about specific topics. They met once before the student rotation to receive instructions about the technology and to discuss student orientation and scheduling, and 3 times during the student rotation for open discussion of specific topics. Evaluation and feedback were solicited by means of an electronic survey and virtual (i.e., computerbased) feedback sessions with an independent facilitator.

Results: The response rate was 66% (26/39) for the electronic survey, but only 15% (6/39) for the virtual feedback sessions. All of the respondents were experienced preceptors, but for 92% (22/24), this was their first experience with computer-mediated conferencing. Overall, the sessions had a positive reception, and participants found it useful to share information and experiences with other preceptors. The main challenges were related to the technology, perceived lack of support for their participation in the sessions, and inconvenience related to the timing of sessions.

Conclusion: Computer-mediated conferencing allowed preceptors to learn from and to support each other despite geographic distance. The participants felt that these sessions encouraged them to serve as preceptors regularly. Such encouragement could contribute to the retention of preceptors, which is important to the expansion of experiential learning.

RÉSUMÉ

Contexte : Le soutien des précepteurs est essentiel à l’expansion des occasions d’apprentissage par l’expérience pour la profession de pharmacien. Les occasions d’apprentissage informel au sein des collectivités de praticiens sont importantes pour les précepteurs hospitaliers. En revanche, de telles collectivités peuvent être limitées, car certains précepteurs sont géographiquement séparés de leurs pairs, des membres du corps professoral et du soutien au sein des services de pharmacie.

Objectif : Recourir aux outils de téléconférence assistée par ordinateur pour créer un sentiment d’appartenance à une collectivité parmi les précepteurs, plus particulièrement en utilisant ces outils comme moyen de perfectionnement initial et de soutien continu des précepteurs, et évaluer la satisfaction des précepteurs relativement à cette approche.

Méthodes : On a invité à participer à cette étude 39 précepteurs qui avaient terminé un atelier d’une journée en face en face sur le perfectionnement des précepteurs et qui supervisaient des étudiants dans une des deux périodes de stage définies. Les pharmaciens ont utilisé la téléconférence assistée par ordinateur pour des rencontres virtuelles sur des sujets précis. Ils se sont rencontrés une fois avant le stage des étudiants our recevoir des instructions sur la technologie utilisée et discuter de l’orientation des étudiants et de la programmation de leur stage, puis à trois reprises durant le stage des étudiants pour des discussions ouvertes sur des sujets précis. On a sollicité l’évaluation et la rétroaction des précepteurs au moyen d’un sondage électronique et de séances de rétroaction virtuelles avec un animateur indépendant.

Résultats : Le taux de réponse au sondage électronique était de 66 % (26/39) et de seulement 15 % (6/39) pour les séances de rétroaction virtuelles. Tous les répondants étaient des précepteurs expérimentés, mais il s’agissait d’une première expérience de la téléconférence assistée par ordinateur pour 92 % (22/44) d’entre eux. Globalement, les séances ont été reçues positivement et les participants ont trouvé utile de pouvoir partager information et expériences avec d’autres précepteurs. Les principales difficultés étaient liées à la technologie, à l’absence apparente de soutien pour leur participation aux séances et aux inconvénients associés au moment choisi pour la tenue des séances.

Conclusion : La téléconférence assistée par ordinateur a permis aux précepteurs de profiter d’un apprentissage réciproque et d’un soutien mutuel malgré la distance. Les participants étaient d’avis que ces séances les encourageaient à s’investir dans le préceptorat sur une base régulière. Cet encouragement pourrait contribuer à la rétention des précepteurs, ce qui est important pour l’expansion de l’apprentissage par expérience.