Medication Records in the Emergency Department: Agreement Between Paper-Based Charts and Automated Dispensing Device

Abstract

ABSTRACT

Background: Research exploring the agreement between traditional medication records and electronic records generated by an automated dispensing device has been limited.

Objective: To evaluate the extent of agreement between medication administration records written in paper-based emergency department charts and records generated by an automated dispensing device with regard to the presence or absence of a single, prespecified medication.

Methods: Medication administration records in paper-based emergency department charts and medication dispensation records generated by an automated dispensing device were evaluated for concordance. The primary outcome measure was agreement between the 2 sources with regard to the presence or absence of a record for  salbutamol by metereddose inhaler (MDI) for randomly selected patients who presented to a pediatric emergency department with wheeze-related illness from January 1, 2008, to December 31, 2009.

Results: In total, 1172 patient visits met the inclusion criteria. Of these, records for 1013 visits showed agreement between the paper-based emergency department chart and the dispensation record of the automated dispensing device (kappa = 0.71, 95% confidence interval 0.67–0.75). This value did not meet the target kappa of 0.80. Stratification by time of day, day of week, month, season, or year of presentation at triage or by triage level or disposition (whether or not the patient was admitted to the hospital ward) did not significantly affect the level of agreement between the 2 sources.

Conclusions: Agreement between records of salbutamol MDI administration in paper-based charts and dispensation records from an automated dispensing device was substantial, but discrepancies were present. There are significant quality management, legal, clinical, and research reasons to strive for concordance between multiple records with respect to medication use in the emergency department. Data generated by automated dispensing devices have potential value for research, but their strengths and limitations need to be understood.

RÉSUMÉ

Contexte : Peu de recherches ont étudié la concordance entre les fiches de médicaments traditionnelles et les registres électroniques générés par une armoire de distribution automatisée.

Objectif : Évaluer le degré de concordance entre les fiches manuscrites d’administration des médicaments dans les dossiers papier du service des urgences et les registres générés par une armoire de distribution automatisée en ce qui a trait à la présence ou à l’absence d’un seul médicament présélectionné.

Méthodes : Les fiches d’administration des médicaments dans les dossiers papier du service des urgences et les registres d’administration des médicaments générés par une armoire de distribution automatisée ont été évalués au chapitre de la concordance. Le principal paramètre d’évaluation était la concordance entre les deux sources en ce qui a trait à la présence ou à l’absence d’une mention au sujet du salbutamol en aérosol-doseur chez des patients choisis au hasard qui se sont présentés au service de l’urgence pédiatrique pour des symptômes de respiration sifflante, entre le 1^er janvier 2008 et le 31 décembre 2009.

Résultats : Au total, 1172 visites de patients ont satisfait aux critères d’inclusion. Lors de 1013 de ces visites, les fiches d’administration des médicaments dans les dossiers papier du service des urgences concordaient avec les registres d’administration des médicaments générés par une armoire de distribution automatisée (kappa = 0,71, intervalle de confiance à 95 % 0,67–0,75). Cette valeur n’a pas atteint le kappa cible de 0,80. La stratification selon l’heure du jour, le jour de la semaine, le mois, la saison ou l’année de présentation au triage ou selon le niveau de triage ou l’issue (si le patient était oui ou non hospitalisé) n’a pas eu d’effet significatif sur le degré de concordance entre les deux sources.

Conclusions : La concordance entre les mentions de l’administration du salbutamol en aérosol-doseur dans les dossiers papier et les registres générés par une armoire de distribution automatisée était considérable, mais des différences ont été observées. Il y a des motifs importants touchant la gestion de la qualité ainsi que les aspects juridiques, cliniques et de recherche qui justifient la concordance de multiples registres servant à consigner l’utilisation des médicaments dans le service de l’urgence. Les données générées par les armoires de distribution automatisée ont une valeur potentielle en recherche, mais leur force et leur faiblesse doivent être comprises.