Development and Initial Evaluation of a Software-Based Clinical Workload Measurement System for Pharmacists

Abstract

ABSTRACT

Background: Implementation of a new pharmacy computer system allowed the creation of a workload measurement system that focused on pharmacists’ direct patient care activities.

Objective: To describe a workload and outcomes measurement system that was developed within Meditech software and to document its use in a community hospital.

Methods: A numeric system was developed for recording pharmacists’ workload when documenting interventions in patients’ medical records. Interventions were categorized according to the nature of the drug-related problem, the anticipated patient outcome, and acceptance of the intervention by the prescriber. Pharmacists’ clinical interventions were quantified over a 6-month period.

Results: Fourteen pharmacists tabulated a total of 2645 interventions over the period January to June 2006. The mean number of interventions per pharmacist per clinical shift (± standard deviation) was 4.6 ± 3.4. A broad range of drug-related problems was identified. For every intervention, a mean of 1.4 clinical, 0.8 humanistic, and 0.1 economic outcomes were recorded. Only 3.2% of the pharmacists’ recommendations had been rejected by prescribers at the time of documentation.

Conclusions: Numerous drug-related problems were identified by pharmacists, with various anticipated outcomes. Most of the interventions proposed by pharmacists were accepted by the prescribers. The workload measurement system allowed pharmacists to document their clinical activities and the anticipated outcomes of their interventions. 

RÉSUMÉ

Historique : La mise en place d’un nouveau système informatique de pharmacie a permis de créer un système de mesure de la charge de travail des pharmaciens, principalement axé sur leurs interventions de soins directs aux patients.

Objectif : Décrire le système de mesure de la charge de travail et des résultats développé à partir du progiciel Meditech et documenter son utilisation dans un hôpital communautaire.

Méthodes : Un système numérique a été élaboré pour enregistrer la charge de travail des pharmaciens parallèlement à la consignation des interventions dans les dossiers médicaux des patients. Les interventions ont été catégorisées selon la nature du problème relié à la pharmacothérapie, le résultat thérapeutique escompté, et l’acceptation de l’intervention par le prescripteur. Les interventions cliniques des pharmaciens ont été quantifiées sur une période de six mois.

Résultats : En tout, 2645 interventions réalisées par 14 pharmaciens ont été recensées pour la période allant de janvier à juin 2006. Le nombre moyen d’interventions par pharmacien et par quart de travail (± l’écart-type) était de 4,6 ± 3,4. Un large éventail de problèmes reliés à la pharmacothérapie ont été décelés. Pour chaque intervention, on a recensé 1,4 résultat sur le plan clinique, 0,8 sur le plan humain et 0,1 sur le plan économique. Seulement 3,2 % des recommandations des pharmaciens avaient été rejetées par les prescripteurs au moment de la consignation.

Conclusions : De nombreux problèmes reliés à la pharmacothérapie avec des résultats thérapeutiques escomptés variés ont été décelés par les pharmaciens. La plupart des interventions proposées par les pharmaciens ont été acceptées par les prescripteurs. Ce système de mesure de la charge de travail a permis aux pharmaciens de consigner leurs activités cliniques et les résultats escomptés de leurs interventions.