Development of a Comprehensive Clinical Pharmacy Workload Documentation System

Abstract

ABSTRACT

The purpose of this project was to develop a workload documentation system which captures the clinical activities of the pharmacist, as well as the pharmacist's impact on the patient's drug therapy outcomes and costs.

The documentation system consists of three sections: clinical activities, clinical effectiveness indicators, and cost-effectiveness indicators. In addition to those established by the National Hospital Productivity Improvement Program-Pharmacy Workload Measurement System, other indicators are incorporated to more accurately reflect the pharmacists' daily clinical activities. Clinical effectiveness indicators of patient outcomes include the number and type of drug-related problems identified and resolved and the number of therapeutic interventions made and accepted. Cost effectiveness is measured by pharmacists' interventions on 14 focused areas of drug therapy. Compliance with daily documentation is facilitated by use of pocket-sized cards for data collection and retrieval.

This documentation system has been implemented since December 1990. Quarterly reports submitted to the Director identify changes and trends in workload. Information is used for staff justification, impact assessment of clinical service provided, identification of needs for staff development and planning future clinical directions. In order to enhance the efficiency of documentation and data analysis, future plans include computerization and evaluation of the frequency of data collection.

RÉSUMÉ

Le but de ce projet était d'élaborer un système de documentation de la charge de travail, qui puisse témoigner des activités cliniques de la pharmacie et des conséquences des actes du pharmacien sur les résultats et les coûts thérapeutiques.

Le système de documentation comporte trois composantes : les activités cliniques; les indicateurs d'efficacité clinique; et les indicateurs du rapport coût/efficacité. Outre les indicateurs établis dans le cadre du Programme national d'amélioration de la productivité en établissement de santé-le Système de mesure de la charge de travail en pharmacie, d'autres indicateurs ont été ajoutés afin de représenter plus fidèlement les activités cliniques quotidiennes des pharmaciens. Les indicateurs d'efficacité clinique relatifs aux résultats thérapeutiques comprennent le nombre et le type de problèmes associés aux médicaments qui ont été identifiés et résolus, et le nombre d'interventions thérapeutiques exécutées et acceptées. Les indicateurs du rapport coût/efficacité sont obtenus en évaluant les interventions des pharmaciens dans 14 domaines délimités de la pharmacothérapie. La documentation de la charge de travail est facilitée grâce aux fiches format de poche utilisées pour consigner et extraire les données.

Ce système de documentation est exploité depuis décembre 1990. Des rapports, trimestriels soumis au chef de la pharmacie identifient les changements et les tendances dans la charge de travail. L'information obtenue est utilisée pour justifier les effectifs, évaluer les conséquences des services cliniques fournis, identifier les besoins en dotation de personnel et planifier les orientations cliniques futures. Pour maximiser l'efficacité de la documentation et l'analyse des données, on prévoit informatiser le système et évaluer la fréquence de la cueillette des données.