Quality Assurance of Data Collection in an Aminoglycoside Dosing Service

Abstract

ABSTRACT

An aminoglycoside dosing service  (ADS) has been in existence at the Hospital since 1984. As part of an overall Quality Assurance (QA) plan for the service, an audit was conducted to ensure that all necessary data were available to allow for proper interpretation of the serum aminoglycoside levels.

The initial audit revealed complete documentation of required data in 75% of PRE-dose levels and 63% of POST-dose levels drawn. Several problems were identified: staff were not aware of procedures on how to complete the serum antibiotic level requisition forms; inaccurate assumptions of infusion times were made by pharmacists; and discrepancies were found to exist in the Hospital's Laboratory Manual and Pharmacy Intravenous Medication Manual Corrective action was initiated through: education on proper documentation on the serum antibiotic level requisition forms through the hospital-wide distributed Pharmacy Bulletin; revision of the Hospital's Laboratory Manual and Pharmacy Intravenous Medication Manual; communication with head nurses to emphasize the need for documentation of infusion times; and active follow-up with nurses on missing information by the clinical pharmacist

A re-audit was initiated following implementation of the corrective actions. Complete documentation of required data increased to 93% with PRE-dose levels and 84% with POST-dose levels. This improvement was statistically significant (p < 0.001).

RÉSUMÉ

Un service de dosage des aminosides (S.AD.) existe à l'hôpital depuis 1984. À l'intérieur d'un projet d'assurance de la qualité (A.Q.) pour ce service une vérification fut effectuée pour assurer que toutes les données nécessaires étaient disponibles pour une interprétation adéquate des concentrations sériques des aminosides.

La vérification initiale a révélé que pour 75 p.c. des dosages faits prédoses et 63 p.c. des dosages postdoses, toutes les données nécessaires étaient disponibles.

Plusieurs problèmes furent identifiés : le personnel ne savait pas comment remplir les formulaires de demande de dosages sériques des antibiotiques; les pharmaciens ont émis des hypothèses incorrectes pour les temps d'infusion; et, des contradictions ont été trouvé dans le manuel du laboratoire de l'hôpital par rapport au manuel des médicaments intraveineux de la pharmacie. Les mesures suivantes fut prises : les renseignements pertinents en ce qui concerne les formulaires de demande de dosages sériques des antibiotiques furent diffusés par l'intermédiaire du bulletin d'information de la pharmacie de l'hôpital; les manuels de la pharmacie et du laboratoire furent révisés. Les infirmières-chefs furent avisées de l'importance des temps d'infusion, et, un suivi fut effectué chez les infirmières en ce qui concerne les renseignements manquant, par les pharmaciens en clinique.

Une autre vérification fut effectuée suite à l'implantation des mesures correctives. Dans 93 p.c. des dosages prédoses et 84 p.c. des dosages postdoses toutes les données nécessaires à une interprétation adéquate étaient présentes. Cette amélioration était statistiquement significative (p<0.001).