Impact of a Policy Change on Pharmacists’ Reporting of Adverse Drug Reactions

Abstract

ABSTRACT

Background: Spontaneous reports of adverse drug reactions (ADRs) form an essential component of both drug safety monitoring and patient safety initiatives. Pharmacists are well positioned to report ADRs, but many barriers exist to their doing so. Over the past decade, substantial changes have occurred with regard to drug regulations and medication safety initiatives, and it is possible that knowledge-based interventions may be needed to enhance ADR reporting by pharmacists.

Objective: To determine whether ADR reporting behaviours of pharmacists improved after release of a revised policy on the reporting of medication incidents.

Methods: A telephone survey was administered to pharmacists practising in the Canadian Forces Health Services Group. Self-reported behaviours and perceived barriers related to ADR reporting were compared before and 3 months after the updated policy was released. Accuracy in participants’ self-assessed ADR reporting was evaluated using independently derived workload statistics.

Results: During the second survey phase (after release of the revised policy), a greater proportion of respondents reported awareness of institutional policies on ADR reporting and declared that they were able to complete all necessary ADR reports during their assigned work hours. However, the number of ADR reports submitted did not increase. Participants’ recall of their ADR reporting behaviour was corroborated
by workload data. During the second survey phase, there was a noticeable reduction in the number of free-form comments mentioning lack of staff as a barrier to ADR reporting.

Conclusions: Release of a more comprehensive policy was not associated with an increase in the number of ADR reports generated by pharmacists in the study setting. Interventions to strengthen the organization’s work processes for detection of ADRs and submission of individual ADR reports should be strongly considered, to reinforce and enhance existing ADR reporting behaviours among pharmacists.

RÉSUMÉ

Contexte : Les déclarations spontanées des réactions indésirables aux médicaments (RIM) sont essentielles à la pharmacovigilance et aux initiatives au profit de la sécurité des patients. Les pharmaciens sont bien placés pour déclarer des RIM, mais divers éléments y font obstacle. Au cours de la dernière décennie, d’importants changements ont eu lieu en ce qui touche aux règlements sur les médicaments et aux initiatives en sécurité des médicaments, et il est possible que des interventions fondées sur le savoir soient nécessaires pour améliorer dans l’ensemble les déclarations des RIM par les pharmaciens.

Objectif : Déterminer si les habitudes des pharmaciens relatives à la déclaration des RIM se sont améliorées après la mise à jour d’une politique portant sur la déclaration des incidents liés aux médicaments.

Méthodes : Les pharmaciens qui exerçaient dans le Groupe des Services de santé des Forces canadiennes ont été sondés par téléphone. On a comparé les réponses des pharmaciens quant à leurs propres habitudes de déclaration et aux éléments perçus comme des obstacles à la déclaration des RIM, avant la mise à jour de la politique et trois mois après sa mise à jour. L’exactitude des réponses des participants à propos de leurs propres habitudes de déclaration des RIM a été vérifiée à l’aide de statistiques sur la charge de travail obtenues indépendamment.

Résultats : Pendant la deuxième phase de l’enquête (après la mise à jour de la politique), une plus grande proportion de répondants ont indiqué être conscients des politiques institutionnelles sur la déclaration des RIM
et ils ont soutenu qu’ils étaient en mesure de remplir tous les rapports de déclaration des RIM nécessaires pendant leurs heures normales de travail. Cependant, le nombre de déclarations de RIM soumises n’a pas crû. Les
habitudes de déclaration de RIM que les participants ont affirmé avoir ont été corroborées par les données sur la charge de travail. Dans la deuxième phase de l’enquête, il y a eu une baisse notable du nombre de
commentaires libres indiquant le manque de personnel comme obstacle à la déclaration des RIM.

Conclusions : La mise en place d’une politique plus détaillée n’a pas été associée à une augmentation du nombre de déclarations de RIM produites par des pharmaciens dans le contexte de cette étude. Des interventions visant à améliorer, au sein de l’organisme, les méthodes de travail pour la détection des RIM et le dépôt de déclarations de RIM individuelles doivent être fortement envisagées afin de consolider et d’améliorer les habitudes de déclaration des RIM chez les pharmaciens.