Piloting a Hospital Pharmacy Performance Model in the Face of Province-Wide Implementation of Activity-Based Funding in Quebec Health Care Centres

Abstract

Background: In the face of province-wide implementation of activity- based hospital funding in Quebec, a need arose to effectively measure pharmacists’ contributions along the patient care trajectory and to enable pharmacy benchmarking using valid performance indicators.

Objectives: A 3-phase project was initiated to measure the performance and impact of pharmacists and pharmacy departments. Phases 2 and 3, described here, focused on gradually implementing, in various health care centres, the priority indicators selected in phase 1.

Methods: The project involved multiple committees overseeing the implementation, data collection, analysis, and documentation of 18 performance indicators. Specific tools were developed to facilitate data collection and encourage pharmacists’ participation. A feedback survey was used to document pharmacists’ experiences.

Results: Substantial data were gathered over 3 years (2017 to 2020), involving 358 pharmacists from 6 health care centres. The overall contribution rate to the daily data collection from front-line pharmacists was 55%. The feedback survey revealed that, of the various communication tools used to promote the project, in-person events were better perceived by the front-line pharmacists than online tools. Of the 183 respondents to the survey, most (94%, n = 172) believed it was important to collect data to document pharmacists’ activities, and 82% (n = 150) saw the project as relevant to the upcoming activity-based funding system.

Conclusions: Despite challenges, progress was made in defining relevant indicators, adjusting the list generated during phase 1, and reaching a consensus on 16 indicators. Stakeholders expressed interest, emphasizing the importance of documenting pharmacists’ activities. The project has laid the foundation for demonstrating the value of pharmacists along the patient care trajectory and measuring pharmacy departments’ performance. However, more integrated technological solutions are needed for province- wide implementation.

Keywords: performance indicators, hospital pharmacy benchmarking, quality improvement, pharmacy performance measurement

RÉSUMÉ

Contexte : Dans le contexte de la mise en œuvre à l’échelle provinciale du financement à l’activité des hôpitaux au Québec, le besoin s’est fait sentir de mesurer efficacement la contribution des pharmaciens tout au long du parcours de soins aux patients et de permettre l’analyse comparative des départements de pharmacie à l’aide d’indicateurs de performance valables.

Objectifs : Un projet en trois phases a été lancé pour mesurer la performance et l’impact des pharmaciens et des départements de pharmacie. Les phases 2 et 3 décrites dans cet article portaient sur la mise en œuvre progressive dans différents établissements de santé des indicateurs prioritaires retenus lors de la phase 1.

Méthodologie : Le projet impliquait plusieurs comités chargés de superviser la mise en œuvre, la collecte de données, l’analyse et la documentation des 18 indicateurs de performance. Des outils spécifiques ont été préparés pour
faciliter la collecte des données et encourager la participation des pharmaciens. Un sondage de rétroaction a été utilisé pour recueillir les impressions des pharmaciens.

Résultats : Une quantité considérable de données a été recueillie sur une période de 3 ans (2017 à 2020) auprès de 358 pharmaciens de 6 établissements de santé. Le taux global de participation à la collecte quotidienne de données auprès des pharmaciens était de 55 %. Le sondage de rétroaction auprès des pharmaciens a révélé que, parmi les divers outils de communication utilisés pour promouvoir le projet, les événements en personne étaient jugés plus utiles que les outils en ligne. Des 183 répondants au sondage, la plupart (94 %, n = 172) ont estimé qu’il était important de recueillir des données pour recenser les activités des pharmaciens, et 82 % (n = 150) ont estimé que le projet était pertinent pour le futur système de financement à l’activité.

Conclusions : Malgré les défis, des progrès ont été réalisés quant à la définition des indicateurs pertinents en ajustant la liste générée au cours de la phase 1 pour établir un consensus concernant 16 indicateurs. Les parties prenantes ont manifesté leur intérêt, soulignant l’importance de recenser les activités des pharmaciens. Le projet a jeté les bases pour démontrer la valeur des pharmaciens tout au long du parcours de soins des patients et mesurer la performance des départements de pharmacie. Cependant, des solutions technologiques plus intégrées sont nécessaires pour permettre la mise en œuvre à l’échelle provinciale.

Mots-clés : indicateurs de performance, analyse comparative de la pharmacie hospitalière, amélioration de la qualité, mesure de la performance en pharmacie