Quantifying the Impact of Prescription-Related Problems on Pharmacy Workload

Abstract

ABSTRACT

Objectives: To determine pharmacy workload related to resolving prescription-related problems, including ambiguous, illegible, and incomplete orders, and to determine the types of problems and the frequency of their occurrence.

Methods: An independent observer prospectively documented the time required to resolve prescription-related problems in the pharmacy of a major teaching hospital. The type and frequency of the problems were recorded according to predefined criteria.

Results: Pharmacists spent a mean total of 20.1 min to resolve each prescription-related problem from the time it was first identified to the time it was resolved and the prescription processed. The mean time per problem for clinical pharmacists was 3 times the mean time per problem for dispensing pharmacists; however, clinical pharmacists were involved in resolving fewer problematic orders (31% of orders) than dispensing pharmacists (92% of orders). About 13 prescriptionrelated problems were encountered in the pharmacy during each 8-h day shift, so about 2 h of dispensing pharmacist time and about 2 h of clinical pharmacist time were required during each shift. The rate of prescription-related problems was 55.2 per 1000 orders, including 6.5 illegible orders and 5.9 incomplete orders per 1000 orders.

Conclusions: Pharmacists spent a substantial amount of time resolving prescription-related problems, many of which could be avoided if medication orders were complete and legible. The results of this study suggest that improvements could be made to the medication-ordering process.

RÉSUMÉ

Objectifs : Définir la charge de travail de la pharmacie consacrée à résoudre les problèmes liés aux ordonnances, y compris les prescriptions ambiguës, illisibles et incomplètes, et déterminer le type et la fréquence de ces problèmes.

Méthodes : Documentation prospective par un observateur indépendant du temps nécessaire pour résoudre les problèmes liés aux ordonnances dans une pharmacie d’un important hôpital d’enseignement. Le type et la fréquence des problèmes ont été notés selon des critères prédéfinis.

Résultats : Les pharmaciens ont passé une moyenne totale de 20,1 minutes à résoudre chaque problème lié à une ordonnance, à compter du moment de son identification jusqu’au moment de sa résolution et de l’exécution de l’ordonnance. Les pharmaciens cliniciens passaient en moyenne trois fois plus de temps par probléme que les pharmaciens d’officine. En revanche, ils ont résolu moins d’ordonnances problématiques (31 %) que les pharmaciens d’officine (92 %). On a compté environ 13 problèmes liés à des ordonnances au cours de chaque quart de huit heures à la pharmacie, ce qui équivaut à environ deux heures consacrées par le pharmacien d’officine et deux heures par le pharmacien clinicien par quart de travail. Le taux de problèmes liés aux ordonnances était de 55,2 pour 1 000 ordonnances, dont 6,5 étaient des ordonnances illisibles et 5,9 des ordonnances incomplètes.

Conclusions : Les pharmaciens ont passé un nombre important d’heures à résoudre les problèmes liés aux ordonnances, dont de nombreux auraient pu être évités si les prescriptions avaient été lisibles et complètes. Les résultats de cette étude laissent croire que des améliorations peuvent être apportés au processus de demande de médicaments.