Anticoagulation Clinics in North America: Operational Insights

Abstract

ABSTRACT

Background: Although anticoagulation management services have been established since the early 1970s, and reports have consistently confirmed their delivery of high-quality care, little is known about how existing services operate.

Objective: To describe the key operational characteristics of anticoagulation management services in North America.

Methods: A survey was sent by regular mail to a random sample of anticoagulation management services in the United States (n = 250) and to all Canadian clinics (n = 15). Demographic characteristics, processes of patient care, and quality assurance measures were assessed.

Results: Overall, 228 of the 265 clinics were eligible for inclusion and could be reached by mail; of these, 118 (52%) responded to the survey. The clinics were staffed by pharmacists (68% of the clinics [n = 80]), nurses (38% [n = 45]), clerical personnel (26% [n = 31]), physicians (19% [n = 22]), nurse practitioners (10% [n = 12]), and physician assistants (3% [n = 4]). Most of the clinics were operating at maximum capacity, with a median of 300 appointments per month (equally split between in-person and telephone appointments). Referrals originated primarily from physicians, and 47 (40%) of the 118 clinics accepted referrals only for specific indications. The majority of the clinics used algorithms to systematically assess and manage patients (87% [103/118]) and computer systems to document patient care (86% [101/118]). Warfarin dosing algorithms were used by 82% (84/103) of the clinics, and the same proportion (82% [97/118]) performed quality assurance checks. In the event of an adverse outcome, liability was reported to be shared among the referring physician and clinic staff for 48% (57/118) of respondents, whereas 37% (44/118) reported that clinic staff alone would be accountable.

Conclusions: To the authors’ knowledge, this is the first survey describing the operational characteristics of anticoagulation management services. Clinic operations were generally consistent with those outlined in consensus guidelines. By providing insight into the daily operations of these services, this study allows recommendations of mechanisms to enhance clinic efficiency.

RÉSUMÉ

Contexte : Bien que les services de gestion de l’anticoagulation existent depuis le début des années 1970 et que des rapports aient invariablement confirmé que ces cliniques dispensent des soins de haute qualité, nous en connaissons très peu sur le mode de fonctionnement de ces services.

Objectif : Décrire les principales caractéristiques du fonctionnement des services de gestion de l’anticoagulation en Amérique du Nord.

Méthodologie : Nous avons envoyé une enquête par courrier à un échantillon aléatoire de services de gestion de l’anticoagulation aux États-Unis (n = 250) et à toutes les cliniques d’anticoagulation du Canada (n = 15). L’enquête évaluait les caractéristiques démographiques, le processus de soins aux patients et les mesures d’assurance de la qualité.

Résultats : En général, 228 des 265 cliniques satisfaisaient aux critères de sélection de l’enquête et étaient joignables par courrier; sur ce nombre, 118 (52 %) ont répondu à l’enquête. L’effectif des cliniques se compose de pharmaciens (68 % des cliniques [n = 80]), de personnel infirmier (38 % [n = 45]), d’employés de bureau (26 % [n = 31]), de médecins (19 % [n = 22]), d’infirmières et d’infirmiers praticiens (10 % [n = 12]), et d’adjoints au médecin (3 % [n = 4]). La plupart des cliniques fonctionnent à capacité maximale dont la médiane se situe à 300 consultations par mois (parts égales de consultations en personne et par téléphone). Les patients sont principalement aiguillés à la clinique par des médecins, et 47 (40 %) des 118 cliniques n’acceptent que les requêtes concernant des indications précises. La plupart des cliniques utilisent des algorithmes pour systématiquement évaluer et gérer les patients (87 % [103/118]) et des systèmes informatiques pour consigner les soins dispensés aux patients (86 % [101/118]). Une proportion semblable de cliniques utilisent des algorithmes pour calculer la dose de warfarine (82 % [84/103]) et effectuent des contrôles de qualité (82 % [97/118]). En cas d’un résultat clinique indésirable, 48 % des sondés (57/118) ont déclaré que la responsabilité serait partagée entre le médecin traitant et le personnel de la clinique alors que 37 % des sondés (44/118) ont répondu que seul le personnel de la clinique serait responsable.

Conclusions : À la connaissance des auteurs, c’est la première fois qu’une enquête évalue les caractéristiques de fonctionnement des services de gestion de l’anticoagulation. Le fonctionnement des cliniques respecte généralement celui décrit sommairement dans les lignes directrices consensuelles. En nous aidant à mieux comprendre le fonctionnement quotidien de ces services, cette enquête nous permet d’émettre des recommandations de mécanismes visant à accroître l’efficacité des cliniques.