Inventory of Drug Samples in a Health Care Institution

Geneviève Soucy, Jean-François Bussières, Lyne Tardif, Benoît Bailey

Abstract


ABSTRACT

Background: Few data exist on the presence of drug samples in health care facilities. Although the use of drug samples has potential benefits, this practice is also controversial, as it can contribute to non-optimal drug use. The objective of this study was to evaluate the inventory of drug samples in a health care institution and to determine compliance with existing policies and procedures.

Methods: This descriptive observational study was conducted in a university hospital centre from October 18 to November 1, 2007. A standardized data collection form was used for a physical inventory, which was intended to identify all drug samples available in the institution. The following information was recorded: number of locations where drug samples were found, primary patient care activity performed at each location, number of storage areas in the location, type of storage, presence of a lock, location of the key (if a lock was present), medical specialty, number of physicians and nurses likely to use the samples, reasons given for handing out samples, presence of a designated person to manage the samples, physical inventory (i.e., various details for each distribution unit), and declaration of samples to the pharmacy department. The inventory was conducted by 2 research assistants during day shifts.

Results: A total of 84 locations were included in the inventory, and drug samples were found in 21 locations (with a total of 31 storage areas). All of the locations were intended for ambulatory patients (outpatient clinics and day centres). No drug samples were found in inpatient care units. The drug samples, which came from 62 different pharmaceutical companies, represented a total of 159 generic entities and 266 different brands. Of the distribution units for drug samples that were identified during this inventory, 59% were not on the hospital’s local formulary. Furthermore, only 3.5% of the distribution units had been declared to the pharmacy department, in accordance with established policy. The sample distribution units, including expired units, totalled 78 955 doses, with a total value of Can$48 783 (based on unit prices in effect in October 2007).

Conclusion: This study presents an inventory of drug samples in an urban health care institution and reports compliance with the institution’s policies and procedures regarding drug samples. Samples were found only in outpatient clinics and represented 2.4 times the hospital’s floor stock of medications. Most of the samples inventoried were not listed on the hospital’s formulary. It appears that the use of drug samples is underestimated in hospital settings. Further studies are needed to evaluate the importance of drug samples and the risks associated with their use.

RÉSUMÉ

Contexte : On ne dispose que peu de données sur la présence d’échantillons de médicaments dans les établissements de santé. Bien que l’utilisation des échantillons de médicaments ait des bienfaits potentiels, le recours à ces échantillons est également controversé, car il pourrait contribuer à l’utilisation non optimale des médicaments.

Objectif : Évaluer les stocks d’échantillons de médicaments dans un établissement de santé et déterminer la conformité avec les politiques et procédures de l’établissement.

Méthodes : Une étude d’observation descriptive a été menée dans un centre hospitalier universitaire entre le 18 octobre et le 1er novembre 2007. Un formulaire standardisé de collecte de données a été utilisé pour procéder à l’inventaire matériel de tous les échantillons de médicaments sur place. Les renseignements suivants ont été enregistrés : le nombre d’emplacements où les échantillons se trouvaient, l’activité primaire de soins aux patients réalisée à chaque emplacement, le nombre de points d’entreposage à l’emplacement, le type d’entreposage, la présence d’un dispositif de verrouillage, l’emplacement de la clé (si verrouillage), la spécialité médicale, le nombre de médecins et d’infirmières et infirmiers susceptibles d’utiliser les échantillons, les raisons motivant l’utilisation des échantillons, la présence d’une personne désignée à la gestion des échantillons, les stocks physiques (c.-à-d. divers détails pour chaque unité de conditionnement), et la déclaration des échantillons au service de pharmacie. L’inventaire a été réalisé par deux assistants de recherche durant les quarts de jour.

Résultats : Au total, 84 emplacements ont fait l’objet de l’inventaire et on a trouvé des échantillons de médicaments dans 21 de ces emplacements (avec un total de 31 points d’entreposage). Tous les emplacements étaient destinés aux patients ambulatoires (consultations externes et centres de jour). Aucun échantillon de médicament n’a été retrouvé dans les unités de soins aux patients hospitalisés. Les échantillons de médicaments, qui provenaient de 62 sociétés pharmaceutiques différentes, représentaient en tout 159 entités génériques et 266 marques de commerce différentes. Des unités de conditionnement pour les échantillons de médicaments dénombrées durant l’inventaire, 59 % n’étaient pas sur la liste de médicaments de l’hôpital. De plus, seulement 3,5 % des unités de conditionnement avaient été déclarées au service de pharmacie, conformément aux politiques de l’établissement. Les unités de conditionnement d’échantillons, y compris les unités périmées, totalisaient 78 955 doses, pour une valeur globale de 48 783 $ (calculée sur le prix unitaire en vigueur en octobre 2007).

Conclusion : Cette étude présente les stocks des échantillons de médicaments dans un établissement de soins de santé urbain et fait état de la conformité avec les politiques et procédures de l’établissement relativement aux échantillons de médicaments. Les échantillons n’ont été retrouvés que dans les cliniques externes et représentaient 2,4 fois les stocks de médicaments au commun de l’hôpital. La plupart des échantillons répertoriés n’étaient pas sur la liste de médicaments de l’hôpital. Il semble que l’utilisation des échantillons de médicaments en milieu hospitalier soit sous-estimée. D’autres études sont nécessaires pour évaluer l’importance de l’utilisation des échantillons de médicaments et les risques associés à leur utilisation.


Keywords


drugs samples; health care facilities; inventory management; échantillons de médicaments; établissements de santé; gestion des stocks

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DOI: http://dx.doi.org/10.4212/cjhp.v62i4.811

ISSN 1920-2903 (Online)
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